Karar Verme ve Planlama

Karar Verme

Hayatımızın birçok döneminde, en az iki seçenekten oluşan durumlar karşımıza çıkar ve harekete geçmek için bir seçim yapmamız gerekebilir. Bu seçim, üstünde düşünmediğimiz en basit durumlarda bile söz konusu olabilir. Hatta çoğu zaman bir seçim yaptığımızın farkında bile olamayız. Seçim yapma süreci, farklı seçeneklerin doğmasıyla başlar ve süreç sonunda seçeneklerden biri seçilir. İşte bu seçim sürecine “karar verme” denir.

Yönetimde Karar Verme

Önceden belirlenmiş bir amacın ya da amaçların gerçekleştirilmesine yönelik eylemler bütünü, “yönetim” olarak adlandırılır. Yönetim eylemini en temelden ele alırsak öncelikle bir amaç belirlemek gerekir. “Belirlemek” sözcüğü de karar verme eylemini gerektirir.

Yönetimde ana amaçların belirlenmesi, kaynakların belirlenmesi gibi konulardaki seçimlerin tamamı karar niteliği taşır. Şu hâlde yönetimin, karar verme eylemi ile iç içe gerçekleştirildiği görülür.

Karar verme, yönetimin ve yönetimle ilgili diğer basamakların ilk adımıdır. Örgütün oluşmasından son bulmasına kadar her şey karar verme eylemini gerektirir. Şöyle ki örgüt oluşmadan önce örgütü kuracak olan kişiler amaçları belirler. Bunun için yöneticilerin karar vermeleri gerekir. Örgüt kurulduktan sonra sürekliliği sağlamak, durum ve şartlara uygun kararlar almayı gerektirir. Hatta örgütün son bulması bile tamamen yöneticilerin kararına bağlıdır.

Yönetim, ilk önce bir amacın belirlenmesiyle başlar. Daha sonra bu ana amaç doğrultusunda alt hedefler belirlenir. Bu da planlamayı gerektirir. Bu şekilde başlayan bir yönetim sürecinde sürekli yeni kararlar almak gerekecektir. Hedeflere ulaşılamadığında ise yine bir kararla örgüt son bulacaktır. Dolayısıyla örgütlerin her aşamasında karar verme süreci işleyecektir.

Yönetici karşılaştığı sorun ya da durum için var olan seçeneklerden birini benimser, eylemlerini ona göre gerçekleştirir. Demek ki karar verme bir konuda seçim yapma, seçimle ilgili tavır koyma ve o seçimi benimseme ile yakından ilgilidir.

Karar verme bir süreçtir ve bu süreç, örgüt yapısının değişimi, örgüt üyelerinin amaca yönlendirilmesi, örgütle ilgili bir sorunun ortaya çıkması gibi durumlarda işlemeye başlar.

Karar verme, yönetimin her kademesinde gerçekleşir. Alt kademedeki yöneticiler üretimin nasıl gerçekleştirileceği, üretim sürecinde yaşananlarla ilgili sorunların çözümü, çalıştırılacak personelin seçimi gibi konularda karar alırken daha üst kademedeki yöneticiler üretimin yeri ve ne üretileceği gibi kararlar verir.

Günümüzde hızla değişen şartlara uyum sağlamak amacıyla karar verme sorumluluğu, bütün örgüt çalışanlarıyla paylaşılır. Örgüt üyeleri, kurumun amaçlarına ulaşması için yöntem, imkân ve teknikleri belirleyerek pek çok seçenek ortaya koymakla yükümlüdür. Değerlendirmeye alınan bu seçeneklerden işletmenin koşullarına ve yöneticinin eğilimine en uygun olanı belirlenir.

Karar verme, yönetimin en önemli unsurudur çünkü yönetimle ilgili diğer bütün süreçler, karar verme ile uygulanabilir. Bu sebeple yöneticinin doğru kararı vermesi çok önemlidir. Ayrıca doğru karar alınmasında yöneticinin yaklaşımı çok önemlidir. Duygusal yaklaşımlar, doğru karar vermeyi engelleyebilir. Bu noktada yönetici, doğru kararı alabilmek için karar verme modellerinden yararlanabilir.

Karar verme modellerini şu şekilde gruplandırmak mümkündür:

• Kişisel Karar Verme Modeli: Yöneticinin kendi verdiği karardır.
• Danışma Modeli: Yöneticinin uzman veya astlarına danışarak verdiği karardır.
• Grupla Karar Verme Modeli: Yöneticinin grup üyelerine danışarak üyelerle oy birliği ile aldığı ortak kararlardır.
• Yetki Devri: Yöneticinin astlarına belli yetkileri devrettiği modeldir.

Örgüt içinde yanlış karar alınmasına yol açan sebepler şöyle sıralanabilir:

• Amacın iyi tanımlanmaması
• Sorunun anlaşılamaması
• Örgüt çalışanlarının yeterince seçenek belirleyememeleri
• Yöneticinin kişisel niteliklerinden kaynaklanan yetersizliği
• Zamanın doğru kullanılamaması

Karara Katılmanın Kişisel ve Örgütsel Sonuçları

İnsanların bütün eylemleri, bir karar alma sürecinin parçasıdır. İnsan, karar alma sürecine hem ilgi hem de problem alanı olarak yaklaşmıştır. Çünkü bireysel ya da örgütsel görevi gereği insan, sürekli karar vermek ve sorunları çözmek durumundadır. Problemleri çözmek için doğru kararları verdiğinde amaçlarına ulaşmış, yanlış karar verdiğinde ise yenilgiye uğramıştır.

Eski çağlarda da önem taşıyan karar sürecinde insanlar, farklı yöntemlere başvurmuşlardır. Batıl inanışları gereği karar vermek için yıldızlara, güneşe ve aya bakmış; onlardaki değişimleri uğur sayarak karar almışlardır.

Bilimsel düşünüşün gelişmediği yıllarda fal ve doğa olayları karar vermede etkinken sonraki yıllarda bilimsel yöntemler ışığında, sistem yaklaşımının esas alındığını görmekteyiz. Bu yaklaşımda örgüt, alt birimlerden oluşan bir sistem olarak ele alınmış ve karar verme sürecinde bütün alt sistemler ve örgütün kendisi baz alınmıştır.

Yönetim bilimi kuramları geliştikçe karar verme sürecinde, sonuçlara bakarak deneme yanılma yöntemleri gibi teknikler benimsenmiştir. Günümüzde ise karar verme süreci, bilimsel temellere dayanarak geliştirilen uygun yöntemlerle gerçekleştirilmektedir.

Karar verme, belli amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilen bilinçli bir zihinsel faaliyettir. Alınan her karar, başka kararlar vermeyi de gerektirir. Çünkü karar, uygulamaya konduğunda başka problemleri veya ihtiyaçları doğurur. Bu bakımdan karar verme ve problem çözme faaliyetleri bir bütün olarak düşünülmeli ve örgütlerde de dinamik bir biçimde işlenmesi sağlanmalıdır.

Organizasyonlar, insanlardan oluştuğu için örgütlerde bireysel kararlar etkili olmaktadır. Ancak bu bireysel kararlar, kurumsal kararları oluşturur ve bu kararlar dizisi, örgütün başarı düzeyini belirler.

Yöneticiler, örgütsel kararlar alırken kaçınılmaz olarak örgüt içinden veya dışından bazı etkilere maruz kalırlar. Örgüt içindeki etkiler, kolay yönlendirilir ve doğru yöntemlerle ve iyi bir yönetimle aşılabilir. Örgüt dışı etkiler ise yöneticinin kontrolünde değildir ve sonuçları örgüt içi etkilerden çok daha fazla olabilir. Özellikle çevresiyle uyum sağlayamamış örgütlerde bu etki çok daha yıkıcı olabilir.

Çevreyi örgüte uyumlu hâle getirmek hem çok zaman ve emek hem de çok fazla maliyet getirir. Bu sebeple örgütü çevreye uyumlu hâle getirmek daha mantıklıdır. Böylelikle dış çevreden kaynaklanan etkiler en aza indirgenecek ve amaçlara ulaşmak için gerekli kararlar alınabilecektir.

Küreselleşme, teknoloji ve ihtiyaçlar, günümüzün durmadan ve hızla değişen unsurlarıdır. 21. yüzyılın bu değişken, hızlı ve sürekli ilerleyen yapısı sadece özel işletmeleri değil, devlet örgütlerini bile değişime zorlamaktadır. Örgütler, bu noktada varlıklarını korumak, çalışmalarını gerçekleştirmek için sürekli yeni kararlar almak zorunda kalırlar. Bu bakımdan özellikle özel işletmelerde strateji çok önem kazanmış, hatta anlamını değiştirmiştir. Günümüzde artık strateji, daha iyi yapmaya değil, daha farklı olanı daha hızlı yapmaya odaklanmıştır. Bu sebeple alınan kararlar, örgütün yaşamını devam ettirmesi için daha fazla önem kazanmıştır.

Bir örgütün amacına ulaşabilmesi için etkili kararlar alması gerekir. Alınan kararların etkinliğini artırabilmek içinse kararların planlama süreci ile birlikte işlemesi gerekir çünkü örgütün amaçlarına ulaşabilmesi, alınan kararların stratejik bir çerçeveye oturtulmasına bağlıdır. Yani örgütün her faaliyeti belirlenmeli, örgüt çalışanları arasında uyumlu ve bütünlük içinde bir çalışma stratejisi yaratılmalıdır. Bu noktada kararla birlikte planlama ve örgütlemenin de çok önemli süreçler olduğu göz önünde bulundurulmalıdır.

“Kararlılık, keskin bir bıçağa benzer, keskin ve düzgün keser. Kararsızlık ise kör bir bıçak gibidir, kestiği her şeyi parçalar ve yırtar.”

Jan Me Keithen (Jan Me Ketın)

Karar Verme Süreçleri

• Sorunun Anlaşılması: Öncelikle karar verilecek konuda, sorunun iyice anlaşılması gerekir. Yönetici, karar vermesini gerektiren sorunun gerçek nedenlerini bularak kararını o doğrultuda vermelidir.
• Soruna İlişkin Bilgi Toplanması: Sorunun tespitinden sonra sonuçlarının belirlenebilmesi ve bunlara yönelik önlem alınması için sorunla ilgili mümkün olduğunca çok bilgi toplanmalıdır.
• Bilgilerin Çözümlenmesi ve Yorumu: Sorunla ilgili bilgilerin toplanması, sorunu anlamak için yeterli değildir. Bu bilgilerin gruplanması ve analiz edilmesi de gerekir. Bu analiz süreci, güvenilir bir yöntemle yapılmalıdır çünkü alınan her karar, bu yöntem ve sürecin ürünü olacaktır.
• Seçeneklerin Değerlendirilmesi: Sorunun çözümünde yöneticilerin, karşılarına çıkacak seçenekleri iyi değerlendirmesi gerekir. Bunun için de mantıklı değerlendirmeler yapılmalıdır.
• En Uygun Seçeneğin Bulunması: Seçenekler, her yönüyle değerlendirildikten sonra sorunun çözümünü sağlayacak seçenek belirlenir.
• Kararı Uygulamak: Seçeneğin belirlenmesi, karar almaktır. Alınan kararın uygulanmasında karmaşık bir süreç tercih edilmemelidir. Böylece hedefe ulaşmak kolaylaşır, zamandan da tasarruf edilmiş olunur.
• Değerlendirme: Değerlendirmenin amacı, uygulamanın başarılı olup olmadığını görebilmektir. Böylece örgüt amaçlarına daha da yaklaşılmış olunur.

Planlama

Plan, karar verme sürecinin bir ürünüdür. Çünkü plan “hedeflere ulaşmak için izlenmesi gereken yol ve yöntem”dir. Planlama ise bir yöneticinin geleceğe yönelik karar almasını gerektiren ve açık seçenekleri belirlemeye yardım eden bir süreçtir. Bu süreç, amaca yönelik olduğu için en uygun yöntem ve araçlar belirlenmelidir. Bu noktada, amaca ulaşmak için en iyi hareket şekli seçilir ve amaca yönelik bütün eylemler belirlenir. Bilinçli bir süreç olmasından dolayı planlama da zihinsel bir faaliyettir. Planlamanın başarılı olması için bir planda aşağıdaki soruların yanıtı bulunmalıdır:

• NE? Ulaşılmak istenen hedeflerin belirlenmesi
• NE KADAR MALİYETLE? Çalışmaların örgüte maliyetinin hesaplanması
• NEDEN? Gerçekleştirilen eylemin niçin yapıldığının belirlenmesi
• KİM? Örgüt çalışanları arasında iş bölümü yapılması
• NEREDE? Çalışmaların hangi bölüm ya da mekânda gerçekleşeceğinin belirlenmesi
• NASIL? Çalışmalarda izlenecek yöntemlerin belirlenmesi
• NE ZAMAN? Yapılacak işlerin birbirini tamamlayacak şekilde aşamalı olarak zamana yayılması

Planlamanın yararları şunlardır:

Öncelikle örgüte sistemli düşünme ve karar alma alışkanlığını getirir. Böylelikle hata payı en aza indirilir. Planlama, yönetimde birleştirici etki yaptığı için örgütte ortak çözümler ve ortak sorumluluklar ortaya çıkarır. Örgüt, bir benlik kazanır.

Planlama süreci örgüte uzun süreli düşünme yeteneği getirir. Böylece örgüt çalışmalarına sıkıntılı zamanlar, gecikmeler vb. zarar verici etkenleri önceden görüp örgüte gerekli önlemleri alma olanağı sağlar. Kontrol için gerekli standartlar ortaya konulur.

Planlama, yönetimin karardan sonraki ikinci aşamasını oluşturur ve önemli yönetim unsurlarından biridir. Çünkü karar verme gibi diğer unsurların başarısı, iyi bir planlamaya bağlıdır.

Örgütlerin büyüdükçe karmaşıklaşan yapısı, hızla ve sürekli değişen şartlar, rekabet ve teknoloji, günümüzde planlamanın önemini artırmaktadır. Çünkü örgütler büyüdükçe örgütlerin çalışmalarını kontrol etmeleri güçleşir. Planlama ile amaca yönelik bütün eylemlerin kontrol edilmesi, çıkabilecek sorunlara zamanında müdahale edilmesi sağlanır.

Planlamanın her basamağında eşgüdüm (koordinasyon) sağlanmalıdır. Planın her aşaması, birbirini tamamlayacak nitelikte ve uyumlu olmalıdır. Eşgüdüm sağlanmazsa iyi plan yapmak güçleşir.

“Yalnız bugün için bir planım olacak, her saat ne yapacağımı yazacağım. Belki tamamen uygulayamasam bile yine plan yapacağım çünkü plan beni iki felaketten kurtarır: Acelecilik ve kararsızlık.”

Dale Carnegie (Deyl Karnagi)

Planlamanın Aşamaları

Yönetimde planlama süreci genellikle altı aşamadan oluşur:

• Amacı ya da Amaçları Belirleme: Planlamanın birinci basamağıdır. Örgüt ya da kurumun, bu planla ne gibi amaçlara ulaşmak istediği belirlenir. Örgüt ya da kurumlarda birincil (asal) ve ikincil (yan) düzeyde amaçlar vardır. Birincil düzeydeki amaçlar, üst yönetim tarafından belirlenir. İkincil düzeydeki amaçlar ise daha alt düzeydeki yönetim birimleri ve uzmanlar tarafından belirlenir. Bu amaçlar, örgütün yapısına ve niteliğine göre değişebilir. Ticari örgütler için örnek verecek olursak kârı yükseltmek birincil, etkin bir üretim ve pazarlama da ikincil amaçtır.
• Bilgi Toplama: Bu aşamada amaca ulaşmak için, amaca yönelik araştırma yapmak ve konu ile ilgili bilgi toplamak gerekir. Bu basamak; örgüt içinde ve dışında araç gereç, malzeme, para, bilgi, beceri gibi hangi olanaklara sahip olunduğunun belirlenmesi açısından önemlidir. Toplanan bilgiler ne kadar doğru ise planlama da o kadar verimli olur.
• Seçeneklerin Belirlenmesi: Bu aşamada, ulaşılmak istenen amaçlara uygun seçenekler araştırılıp belirlenir. Bu seçenekler arasında seçim yapmak için seçeneklerin gelecekteki sonuçlarıyla ilgili tahminler yürütülür ve seçenekler karşılaştırılır.
• En Uygun Seçeneğin Belirlenmesi: Verimlilik ve etkililik açısından en uygun seçenekler karşılaştırıldıktan sonra amaca en uygun seçenek belirlenerek bir karar verilir.
• Plan Hedeflerinin Belirlenmesi: Kurumun ya da örgütün amaçlarına en uygun düşen seçeneklerle ilgili karar alındıktan sonra yapılan planla hangi hedeflere ulaşılmak istendiği belirlenir. Yani başta belirlenen amaçlar, somut bir biçimde belirlenir. Planlanan bu hedefler planın özelliğine göre günlük, aylık ve yıllık programlara dönüştürülür. Beş yıllık kalkınma planları çerçevesinde hazırlanan yıllık plan ve programlar buna örnektir.
• Denetleme (Kontrol): Planların belirlenen somut hedeflere ulaşıp ulaşmadığı, denetleme ile ortaya çıkar. Denetlemeyi yapabilmek için raporlamaya ihtiyaç duyulabilir. Bu da en iyi denetleme aracıdır. Planın uygulanması sırasında denetleme sık sık yapılmalıdır. Böylelikle karşılaşılan olumsuzluklar zamanında belirlenerek düzeltilebilir. Denetleme gerçekleşmezse yapılan plan sadece dilek ve istekleri gösteren bir belge olarak kalır.

Plan Türleri

Planlar, onları hazırlayan kişi, kurum veya kuruluşların ihtiyaçlarına göre farklı şekillerde yapılabilir. En çok kullanılan plan türleri şunlardır:

• Kullanım Bakımından: Belirli veya tek bir durum için ihtiyaç duyulan planlar tek kullanımlık (bir kerelik) planlardır. Örneğin bir şirketi satın almak için hazırlanan plan… Tekrar tekrar kullanılan ve örgütte sürekli gerçekleştirilen işlere yol göstermek için kullanılan planlar ise sürekli planlardır.
• Nitelik Bakımından: Stratejik planlar örgütün ne yapması gerektiğine, taktik planlar ise bunların nasıl yapılacağına odaklanır.
• Süre Bakımından: Bir yıldan daha kısa süreyi kapsayan planlar kısa süreli, 1-5 yıl arası orta süreli ve 5 yıldan daha uzun süreyi kapsayan planlar ise uzun süreli planlardır.
• Kapsam Bakımından: Örgütün tamamına ilişkin planlar genel planlar, örgütün belirli bir bölümüne yönelik planlar özel planlardır.

✅Kullanım bakımından	Tek Kullanımlık (Bir Kerelik) Planlar	Sürekli Planlar
✅Nitelik bakımından	Stratejik Planlar	Taktik Planlar
✅Süre bakımından	Kısa Süreli Planlar	Orta Süreli Planlar	Uzun Süreli Planlar
✅Kapsam bakımından	Genel Planlar	Özel Planlar